招展活动是展览组织工作中的核心内容，展览组织机构科学地规划招展活动的进度控制，有效开展展览营销，在招展过程中严格按招展计划实施进度控制，运用展览招展进度管理中的监控方法，对招展活动过程中可能发生的紧急和不测事件进行防备性的准备和安排，并建立相应的应急机制，这将为胜利完成招展活动奠定坚实的基础。我国展览组织机构在招展管理方面还有更多的提升空间，通过良好的招展管理，达到提升招展品质的目标。
加强招展管理工作一般是从招展的时间与进度管理及危机处理三个方面着手，尽量建立科学合理的体制与机制来保障招展工作的顺利进行。
一、展览招展工作的时间性
招展是展览筹备的一项极其重要的工作，确保在展览开幕前完成展览的各项招展任务，是保证展览按期举行的重要前提条件。因此，加强对招展进行时间管理，是确保展览招展效率的有效手段。招展时间管理的内容就是要求展览招展的起动时间安排要合理，招展时间安排要充足，招展进度要密切监控，重点招展时机要有效把握。
圆满地完成招展任务，招展工作就必须符合满足时间性要求。招展工作的时间性要求：
1.规划符合参展产品、产销期特点的展期
不同行业的产品都有其最佳销售时间的特点，买方市场也有所谓的销售“旺季”与“淡季”之分。因此，要做好提高参展商的热情与买家邀请服务，就必须充分考虑相对集中和固定产销时间来规划展期。展览的展期时间原则上要与展览题材所在行业产品与产销时间的特点相适应，从而达到调动企业参展的积极性，为招展工作的顺利进行创造良好条件。
2.安排合理的招展启动时间
参展商对年度营销、产品推广和企业形象广告都有具体的安排时间规划，充分研究行业营销工作的特点，科学地将招展启动时间安排与参展商的营销时间规划相吻合，就有可能使展览进入目标参展商的视野，参展企业在制定营销计划时统筹规划参展计划，方便目标参展商在不增加年度营销预算的情况下做出参展的决策。
3.预留充裕的招展时间
成功的招展时间策划，要充分考虑目标参展商对参展时间的要求，为展览招展预留充足的时间。因为目标参展商从获得展览举办的消息到逐步认识展览所有信息并最终确定参展需要时间过程。举办多届的展览，如一年春秋两届的广交会，招展时间相对会较短。既便是品牌展览，展览的招展工作也不能拖延，否则，招展的有限时间资源将会耗尽，招展任务难以如期完成。为赢得尽可能多的招展时间，多数的展览组织机构利用展览展期就开始了下届展览的招展工作，如在展览现场设立“招展办”，进行现场招展并在相关的网站上发布下届展览的招展信息。
4.把握重点招展时间
新的展览项目，因目标参展商对展览的认知有限，展览需通过大量的宣传推广活动才会提升目标参展商对其的认知，展览招展的效果才会有所起色。因此，新展览的“招展黄金时间”通常会在展览招展工作的中后期。例如，展期安排在11月份，重点招展时间会在7-9月份这一时间段，这个时间段对展览招展而言最为关键，签约最多，客户响应程度最高。如未能利用好这一有效的时间段招展，对展览如期举行将构成很大威胁。对成功举办多届的展览而言，有两段重点招展时间：1.展览招展的中后期；2.展览现场招展期。展览现场招展由于目标参展商密集程度高，招展成本低，效率与效果都非常好，品牌展览利用展览现场往往能成功为下届展览完成50%以上的招展任务。
5.密切监控展览的招展进度
展览招展工作启动，负责展览营销的相关人员就需密切监控展览的招展进度，及时了解在招展过程中出现的各种信息与目标参展商反馈的需求情况，针对展览市场环境与变化迅速应对，及时动态地调整招展策略，调控不同时间段的重点招展任务与战术，从而在整体上有效把握招展进度。
二、制定招展计划书
招展的基础工作就是要创建科学的当前及潜在客户的数据库，导入专业的客户管理软件实施招展进度的有效管理，打好与目标参展商间的良性互动基础。招展的成功与否，在一定程度上还取决于如何制定科学的招展计划，即一份目标明确且可量化的营销方案，对招展工作的时间安排与进度进行量化，以便在展览营销实施过程中可以分阶段性地进行评估，招展如何取得成效，招展进度如何进行调控，都应在招展计划中具体提出相应策略与战术。
在执行招展的过程中，负责招展工作的管理者往往会对招展营销策略产生不同的理解。在展览组织工作实践中，展览营销经理与营销人员会从不同角度将招展计划作为营销工作的指南，机械地实施招展步骤，从而忽略了动态调整。而有经验的营销团队则将招展计划作为基础教材，在招展计划中有机地发挥展览营销过程中的灵活性，有效把握招展计划的游戏规则，动态地与营销战术和展览的整体战略相结合，从而获得最佳的营销业绩。因此，在制定招展计划时，展览营销团队应充分明确与招展相关的核心内容与工作目标：
1.如何同目标参展商建立更稳固的互动关系？
2.招展计划如何更清楚地体现展览的目的？实现招展目标的同时，还需实现
